Trocar de sistema é uma decisão que todo dono de distribuidora adia porque tem medo de perder dados. A boa notícia: você não precisa migrar tudo — e na maioria dos casos, migrar menos é melhor.
Neste artigo você vai entender o que é possível migrar, quanto custa cada planilha, quem é responsável por cada parte do processo e o que acontece quando os dados vêm com erros.
O que você pode migrar
Cada tipo de dado tem seu próprio processo e preço. Os mais comuns são:
| Dado | O que inclui | Preço |
|---|
| Fornecedores | CNPJ/CPF, razão social, contato | R$200 |
| Produtos | Código, descrição, último custo, 2 preços de venda, tributação | R$600 |
| Clientes | CNPJ/CPF, endereço, limite de crédito | R$600 |
| Contas a receber | Títulos em aberto com vencimento, cliente e valor | R$600 |
| Contas a pagar | Títulos em aberto com vencimento, fornecedor e valor | R$600 |
| Estoque por depósito | Saldo por produto e depósito na data de virada | R$600 |
| Tabela de preço | Preço por lista de preço e por cliente | R$600 |
| Histórico de pedidos | Vendas anteriores para curva ABC e relatórios | R$800 |
| XML NF-e vendas | Notas fiscais emitidas para histórico fiscal | R$800 |
| XML NF-e compras | Entradas do sistema anterior para histórico fiscal | R$800 |
O pagamento é parcelado em até 4x sem juros. Cada planilha é independente — você escolhe o que faz sentido migrar para a sua situação.
Como funciona o processo
O processo tem 4 etapas principais, com responsabilidades bem definidas:
- Exportação do sistema atual: você ou sua equipe extrai os dados do sistema que está sendo abandonado. A Unysoft não tem acesso ao sistema do fornecedor anterior.
- Preenchimento da planilha padrão: a Unysoft fornece um modelo de planilha para cada tipo de dado. Você preenche com as informações do sistema anterior.
- Validação da Unysoft: a equipe técnica verifica a planilha em busca de erros — CNPJ inválido, campos obrigatórios em branco, tributação inconsistente.
- Importação no sistema: após validação e aprovação, os dados são importados no Gestão360. O cliente confere amostras antes de confirmar a importação definitiva.
O maior problema de migração: dados sujos no sistema antigo. CNPJ inválido, produto sem tributação, cliente sem endereço completo — esses erros são do sistema anterior, não da Unysoft. Planilhas com inconsistências graves podem gerar custo adicional de retrabalho.
Precisa migrar tudo?
Não. E às vezes migrar menos é mais inteligente:
- Histórico de pedidos: útil para curva ABC e relatórios, mas não é obrigatório para operar. Muitos clientes começam sem e inserem manualmente as primeiras semanas.
- Contas a receber: se você tem poucos títulos em aberto, pode lançar manualmente e evitar o risco de trazer os erros do sistema antigo.
- Estoque: recomendamos fazer um inventário físico antes da virada e usar os números reais — não os do sistema anterior, que raramente batem com a realidade.
- XMLs de NF-e: só é necessário se o contador precisar de acesso ao histórico fiscal dentro do sistema. Na maioria dos casos, o arquivo XML original é suficiente para fins fiscais.
"Prefiro começar com dados limpos e precisos do que carregar 3 anos de inconsistências do sistema anterior."
O que acontece se a planilha vier com erros
A Unysoft classifica os erros em três categorias:
- Erros críticos (impedem a importação): CNPJ inválido, campos obrigatórios em branco, código de produto duplicado. A planilha retorna para o cliente corrigir.
- Erros relevantes (importados com flag): produto sem tributação definida, cliente sem limite de crédito. São importados mas marcados para revisão posterior.
- Alertas (informativo): endereço incompleto, telefone sem DDD. São importados normalmente, com aviso para o cliente revisar.
Se uma planilha retornar mais de 2 vezes por erros graves que são de responsabilidade do cliente, pode haver cobrança adicional de retrabalho — isso é informado antes de reiniciar.
Alternativas à migração completa
Para clientes que não conseguem extrair dados organizados do sistema antigo, existem alternativas:
- Cadastro manual dos produtos mais ativos: curva A de produtos (normalmente 20% do catálogo responde por 80% das vendas)
- Comece com clientes ativos apenas: cadastra os clientes dos últimos 6 meses e deixa o restante para depois
- Inventário físico no dia da virada: mais confiável do que o saldo do sistema antigo
- Títulos financeiros: lançamento manual semanal: para carteiras pequenas, é mais rápido do que a migração formal
Quer entender o processo de migração para o seu caso?
Cada situação é diferente. A gente analisa o que faz sentido migrar antes de você contratar.
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