O caminhão volta do roteiro às 17h. O motorista traz as notas, os canhotos, o dinheiro, os cheques, os boletos devolvidos e as mercadorias que não foram entregues. O conferente começa a cruzar tudo na mão — ou na planilha. Às 20h, ainda tem pendência.
Esse é o acerto de carga da pronta entrega quando o processo não está integrado ao sistema. É um ritual diário que toma horas, gera erro e atrasa o fechamento financeiro do dia.
O que é o acerto de carga
O acerto de carga é o processo de fechar as contas do motorista ao final da rota:
- Quais entregas foram realizadas (nota fiscal emitida e entregue)
- Quais produtos voltaram (devolução total ou parcial)
- Quais notas foram pagas em dinheiro, cheque, PIX ou boleto
- Qual o troco a pagar para o motorista ou o saldo que ele deve devolver
- Qual o saldo de estoque que retorna ao depósito
Quando esse processo é manual, cada ponto é verificado individualmente. Com ERP integrado ao app do motorista, o sistema já tem todas essas informações — e o acerto vira uma conferência, não um recálculo.
Por que o acerto demora tanto sem sistema integrado
O problema começa antes do motorista sair. Se o romaneio de carga foi feito em papel ou planilha, o conferente não tem base confiável para cruzar. Ele precisa reconstruir a história da rota a partir dos documentos físicos que o motorista trouxe.
Os pontos de gargalo mais comuns:
Notas emitidas offline sem baixa automática: o motorista emitiu NF-e na rua, mas o sistema não registrou. Conferente precisa lançar manualmente.
Devoluções sem registro prévio: produto que voltou não tem nota de devolução — precisa ser criada no acerto, com risco de erro de NCM, quantidade e valor.
Pagamentos mistos em um mesmo cliente: parte em boleto, parte em dinheiro. Sem rastreabilidade, a conciliação é manual e demorada.
Diferença de carga não explicada: item separado não entrou no caminhão, ou entrou mas não aparece nas notas. Quem errou? Quando? O papel não diz.
Como funciona o acerto integrado ao ERP
Quando o app do motorista está integrado ao ERP, o caminhão chega e o acerto já está 90% pronto:
1. Entregas confirmadas no app: a cada entrega, o motorista confirma no app — com assinatura digital do cliente se necessário. O ERP já tem o registro da entrega com horário e geolocalização.
2. Devoluções registradas na rota: produto que o cliente não quis fica registrado no app com motivo. O sistema já gerou a nota de devolução automaticamente ou sinaliza para o financeiro processar.
3. Pagamentos lançados na rota: dinheiro, cheque, PIX e boleto são registrados pelo motorista no app no momento do recebimento. O contas a receber já está atualizado quando o caminhão chega.
4. Acerto automático no sistema: o conferente abre a tela de acerto, seleciona o motorista e o sistema mostra:
- Total de notas emitidas
- Total de devoluções
- Total recebido por forma de pagamento
- Saldo a pagar ao motorista ou a recolher do motorista
Se os valores batem, o acerto é fechado em poucos cliques. Se há diferença, o sistema já indica onde está — não precisa recalcular tudo do zero.
Controle de estoque no acerto
O acerto de carga também fecha o estoque do caminhão. A carga saiu com X itens, entregou Y, devolveu Z. A diferença é auditada pelo sistema:
- Itens entregues: baixam o estoque definitivamente
- Itens devolvidos: retornam ao estoque do depósito com nota de entrada
- Diferença inexplicada: gera pendência para investigação (avaria, furto, erro de separação)
Com esse controle, o inventário do caminhão é auditável a qualquer momento — não depende da memória do motorista ou do conferente.
O que muda no fechamento financeiro
Com o acerto integrado, o financeiro do dia fecha mais cedo e com mais precisão:
- Contas a receber atualizadas com os pagamentos da rota
- Notas devolvidas baixadas automaticamente
- Diferenças de caixa identificadas e sinalizadas antes do fechamento
- DRE do dia disponível assim que o último acerto é fechado
Para uma distribuidora de pronta entrega com 5 caminhões, sair de 3 horas de acerto para 20 minutos por caminhão representa mais de 10 horas por dia de equipe redirecionada para atividades que geram resultado.
O que checar no sistema antes de contratar
Se a sua distribuidora está avaliando ERP para pronta entrega, verifique:
- O app do motorista registra entrega, devolução e pagamento de forma integrada?
- As devoluções geram nota automaticamente ou precisam ser lançadas depois?
- O acerto fecha com base nos dados do app, sem redigitação?
- O estoque do caminhão é controlado separado do estoque do depósito?
- O fechamento do acerto alimenta o contas a receber automaticamente?
Sistema que exige redigitação no acerto não é integrado de verdade.
O Gestão 360 tem acerto de carga integrado ao app do motorista há mais de uma década. Se quiser ver como funciona — do carregamento do caminhão até o fechamento do caixa — agende uma demo gratuita e mostramos ao vivo.